يقتضي تنظيم أوضاع الموظف أن يُنشئ صاحب العمل خلال شهر من تسجيل الموظّف المؤمن عليه ملفاً خاصاً بالهيئة يسمى "ملف المؤمن عليه" تودع فيه المستندات التالية:
- قرار التعيين
- استمارة بدء الخدمة
- صورة من شهادة الميلاد أو ما يقوم مقامها
- صورة من خلاصة قيد الأسرة
- صورة من جواز السفر
- صورة من بطاقة الهوية
- بيان تدرج الراتب خلال سنوات الخدمة
- بيان فترات الانقطاع عن العمل بدون مرتب
- المراسلات والمستندات الدالة على إعارة الموظف أو نقله أو إجازاته بمختلف أنواعها ومدد التدريب السابقة على التعيين والبعثات الدراسية
- صورة من قرار انتهاء الخدمة