​يقتضي تنظيم أوضاع الموظف أن يُنشئ صاحب العمل خلال شهر من تسجيل الموظّف المؤمن عليه ملفاً خاصاً بالهيئة يسمى "ملف المؤمن عليه" تودع فيه المستندات التالية:

1. قرار التعيين
2. استمارة بدء الخدمة
3. صورة من شهادة الميلاد أو ما يقوم مقامها
4. صورة من خلاصة قيد الأسرة
5. صورة من جواز السفر
6. صورة من بطاقة الهوية
7. بيان تدرج الراتب خلال سنوات الخدمة
8. بيان فترات الانقطاع عن العمل بدون مرتب
9. المراسلات والمستندات الدالة على إعارة الموظف أو نقله أو إجازاته بمختلف أنواعها ومدد التدريب السابقة على التعيين والبعثات الدراسية
10. صورة من قرار انتهاء الخدمة